ZARZĄDZENIE Nr I/53/05 Wójta Gminy Stare Czarnowo z dnia 31 grudnia 2005 r. w sprawie: Regulaminu kontroli wewnętrznej zlecanej przez Wójta Gminy Stare Czarnowo.

ZARZĄDZENIE Nr I/53/05
Wójta Gminy Stare Czarnowo
z dnia 31 grudnia 2005 r.
 

w sprawie: Regulaminu kontroli wewnętrznej zlecanej przez Wójta Gminy Stare Czarnowo

Na podstawie art. 31 ustawy z dn. 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr. 142, poz. 1591 z późn. zmianami),  w związku z art. 28 b i art. 35 a ustawy z dn. 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 z późn. zmianami), zarządzam co następuje:

§ 1. Ustalam "Regulamin kontroli wewnętrznej" w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia

§ 2. Zobowiązuję wszystkich kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych do zapoznania się z niniejszym Regulaminem oraz do zapoznania z nim podległych sobie pracowników.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Zastępcy Wójta Gminy Stare Czarnowo.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Wójt Gminy Stare Czarnowo

mgr Marek Woś

URZĄD GMINY w STARYM CZARNOWIE

REGULAMIN
Kontroli wewnętrznej

Stare Czarnowo, 31 grudnia 2005 rok

Postanowienia ogólne
§ 1

Regulamin kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy w Starym Czarnowie, zwany dalej regulaminem, określa zadania, zakres, tryb i organizację kontroli wewnętrznej w tym Urzędzie Gminy.

§ 2

Ilekroć w niniejszym regulaminie użyto zwrotu:

1. Statut - rozumieć należy przez to Statut Gminy Starym Czarnowie;
2. Wójt - rozumieć należy Wójta Gminy Stare Czarnowo;
3. Urząd Gminy - rozumieć należy Urząd Gminy Stare Czarnowo;
4. Zastępca Wójta - rozumieć należy Zastępcę Wójta Gminy Stare Czarnowo;
5. Skarbnik Gminy - rozumieć należy Skarbnika Gminy Stare Czarnowo;
6. jednostka organizacyjna - rozumieć należy przez to jednostki organizacyjne Urzędu Gminy Stare Czarnowo oraz jednostki organizacyjne Gminy, dla których jednostką zwierzchnią jest Wójt stosownie do postanowień Statutu Urzędu Gminy;
7. kontroler - rozumie się przez to pracownika Urzędu Gminy ds. kontroli wewnętrznej upoważnionego imiennie do przeprowadzania kontroli.

Zadania i cele kontroli
§ 3

1. Kontrolę wykonują kontrolerzy, pracownicy kontroli wewnętrznej podporządkowani Wójtowi Gminy na podstawie imiennych upoważnień. 2. Nadzór nad skutecznością działania kontroli wewnętrznej sprawuje Wójt.
2. Wykorzystywanie wyników kontroli wewnętrznej należy do Wójta.

§ 4

Celem kontroli wewnętrznej jest badanie prawidłowości realizacji zadań oraz efektywności działania komórek organizacyjnych i pracowników Urzędu Gminy.
Do zadań kontroli wewnętrznej należy w szczególności:

1. badanie zgodności kontrolowanego postępowania z obowiązującymi przepisami prawa;
2. badanie efektywności działania jednostek organizacyjnych i pracowników, wynikających z zakresu działania jednostek oraz zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników;
3. ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości;
4. wskazywanie sposobów i metod umożliwiających likwidację stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieganie niekorzystnym zjawiskom
   w działalności Urzędu;
5. nadzór i koordynowanie procesu udzielania odpowiedzi na skargi i wnioski skierowane do Urzędu;
6. sporządzanie analiz dotyczących rozpatrywania i załatwiania skarg  i wniosków na potrzeby Wójta;
7. prowadzenie księgi ewidencji kontroli;
8. nadzorowanie terminowości wykonania przez jednostki organizacyjne Urzędu wniosków i zaleceń pokontrolnych wynikających z wystąpień pokontrolnych wewnętrznej kontroli i zewnętrznych organów kontroli.

§ 5

Podstawowymi kryteriami oceny kontrolowanej działalności jest:

• legalność - badanie zgodności stanu rzeczywistego z obowiązującym stanem prawnym;
• celowość - badanie czy kontrolowana działalność prowadzi do celu jakiemu ona ma służyć;
• gospodarność - badanie czy kontrolowana działalność prowadzi do uzyskania wyników możliwych w danych warunkach przy wykorzystaniu minimum środków;
• rzetelność - badanie czy wykonywanie obowiązków odbywa się z należytą starannością, sumiennością oraz badanie wiarygodności dokumentów, tzn. czy faktycznie odzwierciedlają one stan rzeczywisty.

Przygotowanie kontroli
§ 6

Kontrola wewnętrzna kontroluje działalność jednostek organizacyjnych na podstawie kwartalnego planu pracy zatwierdzonego przez Wójta.
Plan pracy kontroli wewnętrznej zawiera tematy kontroli podejmowane na wniosek Zastępcy Wójta, Skarbnika Gminy, wnioskowane przez pracowników kontroli wewnętrznej oraz kontrole sprawdzające.
Zmiana planu pracy wymaga decyzji Wójta.
W miarę potrzeby kontrola wewnętrzna podejmuje poza planem kontrole doraźne, przeprowadzane w jednej jednostce organizacyjnej.
Decyzję o przeprowadzeniu kontroli doraźnej podejmuje Wójt na wniosek Zastępcy Wójta.

§ 7

Dla kontroli ujętych w planie opracowywane są programy kontroli, zawierające kierunek badań kontrolnych i problematykę wymagającą oceny, analizę stanu prawnego dotyczącego tematyki kontrolnej oraz wskazówki metodyczne co do sposobu i technik przeprowadzenia kontroli. Dla kontroli doraźnej opracowuje się tematykę kontroli.

1. Program kontroli lub tematykę zatwierdza Wójt.

Dokumentowanie czynności kontrolnych
§ 8

Postępowanie kontrolne przeprowadza się według przepisów uchwały Nr 57 Rady Ministrów z dnia 23 maja 1983r. w sprawie wykonywania kontroli przez organy administracji państwowej, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - ordynacja podatkowa oraz niniejszego regulaminu.

1. Kontrolerzy wykonujący czynności kontrolne z upoważnienia Wójta są pracownikami kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy.
2. Postępowanie kontrolne prowadzone jest w siedzibie jednostki kontrolowanej oraz w miejscach i czasie wykonywania jej zadań.
3. Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, ma w szczególności uprawnienia do:
   1. swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń kontrolowanych,
   2. wglądu do wszystkich dokumentów związanych z działalnością jednostek kontrolowanych oraz dokonywania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek oraz obliczeń,
   3. przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątkowych i przebiegu określonych czynności a także żądania okazania majątku podlegającego kontroli.
   4. żądania od pracowników jednostek kontrolowanych udzielania mu, w terminie przez niego wyznaczonym, ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dot. przedmiotu kontroli. Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień kontroler sporządza wg wzoru, stanowiącego załącznik nr 2 do regulaminu,
   5. przeglądania akt postępowania przygotowawczego i sądowego, akt spraw sądowych a także dokumentów chronionych stosowną tajemnicą z zachowaniem właściwych przepisów oraz zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą,
   6. zabezpieczenia zebranych dowodów,
   7. żądanie przeprowadzenia spisu z natury, jeżeli zaistnieje taka potrzeba,
   8. w razie ujawnienia nadużycia kontrolujący niezwłocznie zawiadamia Wójta oraz zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowody nadużycia.
4. Kontroler obowiązany jest okazać kontrolowanemu upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz dowód potwierdzający jego tożsamość.
   Imienne upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydaje Wójt.
   Kierownik kontrolowanej jednostki zapewnia kontrolerowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności niezwłoczne przedstawianie do kontroli żądanych dokumentów i materiałów oraz terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników jednostki. W przypadku kontroli podatkowej kontrolowany obowiązany jest do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności.

Protokół kontroli
§ 9

Kontroler ustala stan faktyczny na podstawie zebranych w toku postępowania dowodów. Dowodami są w szczególności dokumenty, wyniki oględzin, pisemne
wyjaśnienia i oświadczenia oraz opinie biegłych.
W razie potrzeby ustalenia stanu faktycznego składników majątkowych albo przebiegu określonych czynności, kontroler może przeprowadzić oględziny, z przebiegu których sporządza protokół według wzoru określonego w załączniku nr 3.

§ 10

Wyniki przeprowadzonej kontroli kontroler przedstawia w protokole kontroli.
Protokół kontroli zawiera w szczególności:

• wskazanie kontrolowanego i kontrolera,
• określenie przedmiotu i zakresu kontroli,
• określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli,
• opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli działalności jednostki kontrolowanej, w tym ustalonych nieprawidłowości, z uwzględnieniem przyczyn powstania, zakresu i skutków tych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych.

Protokół podpisują kontroler i kierownik jednostki kontrolowanej, a w razie jego nieobecności osoba pełniąca jego obowiązki.

§ 11

Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej.
W przypadku gdy protokół zawiera informacje objęte tajemnicą ustawowo chronioną, zaopatruje się go w odpowiednią klauzulę.

§ 12

Po podpisaniu protokołu kontroler ma prawo zwołać naradę pokontrolną z pracownikami jednostki kontrolowanej dla omówienia wyników kontroli.
Realizacja wyników kontroli

§ 13

Po podpisaniu protokołu kontroli kontroler opracowuje projekt wystąpienia pokontrolnego do kierownika jednostki kontrolowanej zawierającego ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń kontrolnych, w tym osób odpowiedzialnych za tę działalność, a także uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

§ 14

Wystąpienie pokontrolne Wójt przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej.

§ 15

Informacje o wynikach przeprowadzonych kontroli opracowuje kontroler zawierając w nich w szczególności, istotne ustalenia kontroli ukazujące skalę stwierdzonych zjawisk, przyczyny ich powstania, skutki jakie wywołują lub mogą wywołać w świetle kryteriów stanu prawnego i uwarunkowań ekonomiczno-organizacyjnych dotyczących tematyki kontroli. Ponadto informacja zawiera wskazanie osób odpowiedzialnych za powstałe uchybienia i wnioski co do ich dalszego zatrudniania na zajmowanym stanowisku.
Informację zatwierdza Wójt.

§ 16

O sposobie wykorzystania wyników kontroli może zadecydować Wójt.

§ 17

Do postępowań kontrolnych nie ujętych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy aktów normatywnych przytoczonych w § 8 niniejszego regulaminu oraz stosowne uregulowania kodeksowe.