Referat Organizacyjny, Spraw Obywatelskich, Promocji i Oświaty

Do zadań Referatu Organizacyjnego, Spraw Obywatelskich, Promocji i Oświaty należy:

1)    w zakresie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu:

1. zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi, Zastępcy Wójta i Sekretarzowi,
2. przygotowanie projektów i wdrażanie w życie aktów o charakterze ogólnym regulujących funkcjonowanie Urzędu i Gminy,
3. gromadzenie zbioru przepisów prawnych i jego aktualizacja,
4. zarządzanie, administrowanie i aktualizowanie stron internetowych Urzędu, w tym administrowanie stronami Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu oraz gminnymi mediami społecznościowymi,
5. koordynowanie udzielania odpowiedzi na petycje, skargi i wnioski,
6. prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem honorowych patronatów, tytułów i mecenatów Wójta,
7. koordynacja i nadzór nad wykonywaniem obsługi prawnej w Urzędzie,
8. koordynacja i nadzór nad wykonywaniem obsługi informatycznej w Urzędzie,
9. prowadzenie działań związanych z polityką jakości w Urzędzie.

2)    w zakresie spraw kadrowych pracowników Urzędu:

1. organizowanie doskonalenia zawodowego pracowników,
2. przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych i przestrzeganie ich wykorzystania.

3)    w zakresie spraw kancelaryjnych, technicznych i administracyjnych:

1. prowadzenie sekretariatu Urzędu,
2. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu zgodnie z obowiązującymi procedurami,
3. prowadzenie ewidencji korespondencji,
4. prowadzenie rejestru petycji, skarg i wniosków oraz innych pism wpływających do Urzędu,
5. prowadzenie ewidencji umów zawieranych przez Urząd,
6. ewidencjonowanie delegacji krajowych i zagranicznych pracowników Urzędu oraz radnych Gminy,
7. przygotowywanie pomieszczeń oraz obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta, Zastępcę Wójta i Sekretarza,
8. nadzór nad stosowaniem i przechowywaniem pieczęci urzędowych,
9. prenumerowanie czasopism i dzienników urzędowych,
10. zaopatrzenie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
11. zapewnienie w Urzędzie i gminnych obiektach użyteczności publicznej właściwych zabezpieczeń, technik i procedur chroniących przez dostępem  osób nieuprawnionych,
12. obsługa merytoryczna oraz organizacyjno-techniczna Gminnej Rady Seniorów i Młodzieżowej Rady Gminy.

4)    w zakresie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji:

1. obsługa merytoryczna oraz organizacyjno-techniczna Rady i jej komisji,
2. przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie jednostkami organizacyjnymi Urzędu materiałów dotyczących projektów uchwał Rady oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady Rady i jej komisji,
3. przekazywanie za pośrednictwem sekretariatu korespondencji - do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
4. przygotowywanie materiałów do projektów i planów pracy Rady i jej komisji,
5. podejmowanie czynności organizacyjnych i technicznych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń oraz spotkań Rady i jej komisji,
6. protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań oraz spotkań Rady i jej komisji,
7. nagrywanie i transmitowanie sesji Rady,
8. przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę,
9. prowadzenie rejestru uchwał oraz innych postanowień Rady i jej komisji,
10. prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
11. organizowanie szkoleń radnych,
12. ewidencjonowanie i koordynowanie załatwiania petycji, skarg i wniosków, w zakresie właściwości ustalonej dla Rady.

5)    w zakresie spraw obywatelskich:

1. ewidencja ludności,
2. prowadzenie spraw związanych z:

• wydawaniem dowodów osobistych,
• ewidencją działalności gospodarczej,
• wydawaniem oraz cofaniem zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych,
• wydawaniem zezwoleń na organizacje imprez masowych.

3. prowadzenie archiwum dla dokumentacji w sprawach wydawania dowodów osobistych,
4. prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem spisów wyborców oraz prowadzeniem i aktualizacją rejestru wyborców,
5. wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi interesantów,
6. sporządzanie wniosków o nadanie medali "za długoletnie pożycie".

6)    w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego Urzędu:

1. współpraca z jednostkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie przygotowywania dokumentacji do przekazania do archiwum,
2. prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego,
3. przyjmowanie z poszczególnych jednostek organizacyjnych Urzędu akt zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym,
4. kwalifikacja akt do odpowiedniej kategorii archiwalnej,
5. przechowywanie akt w należytym porządku,
6. przygotowywanie akt do brakowania oraz uzyskiwanie zgody na brakowanie,
7. przekazywanie akt do archiwum państwowego.

7)    w zakresie prowadzenia spraw bezpieczeństwa i higieny pracy:

1. okresowa analiza stanu bhp,
2. stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
3. prowadzenie oceny ryzyka zawodowego,
4. przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
5. zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
6. przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
7. weryfikacja, rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wymaganych przeszkoleń, wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
8. zapewnienie pracownikom niezbędnego sprzętu, wyposażenia i warunków pracy,
9. inicjowanie i koordynowanie wymaganych prawem szkoleń dla pracowników.

8)    w zakresie spraw wojskowych:

1. współpraca z Policją i Wojskowym Centrum Rekrutacji,
2. prowadzenie spraw związanych z rejestracją i kwalifikacją wojskową.

9)    w zakresie obrony, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego:

1. organizowanie i prowadzenie spraw związanych z obronnością kraju, obroną cywilną oraz bezpieczeństwem,
2. koordynowanie całości spraw związanych z zabezpieczeniem przed powodzią i innymi stanami nadzwyczajnymi,
3. opracowywanie i aktualizowanie planów w ramach zarządzania kryzysowego, planowania obronnego i obrony cywilnej,
4. przygotowanie ludności, mienia komunalnego i Urzędu na wypadek stanów nadzwyczajnych,
5. współdziałanie z organami wojskowymi,
6. tworzenie formacji obrony cywilnej,
7. przygotowanie i zapewnianie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń,
8. propagowanie obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,
9. prowadzenie szkolenia obronnego,
10. organizacja stanowiska kierowania Wójta w stałej siedzibie oraz na zapasowym miejscu pracy,
11. organizacja Stałego Dyżuru Wójta na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa,
12. organizacja wymaganych prawem ćwiczeń, alarmów i testów gotowości pracowników i infrastruktury gminy.

10)    w zakresie ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych:

1. zapewnienie ochrony informacji niejawnych Urzędu,
2. zapewnienie ochrony systemu teleinformatycznego Urzędu,
3. zapewnienie ochrony informacji niejawnych oraz kontrola przestrzegania w Urzędzie przepisów o ochronie tych informacji,
4. przeprowadzanie okresowych weryfikacji ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów zawierających informacje niejawne,
5. opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
6. inicjowanie szkolenia pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych,
7. współpraca z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie wykonywanych przez niego czynności.

11)    w zakresie zamówień publicznych:

1. przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na rzecz Urzędu,
2. koordynowanie opracowywanych przez jednostki organizacyjne Urzędu planów zamówień publicznych oraz prowadzenie sprawozdawczości z udzielonych zamówień publicznych.

12)    w zakresie pozyskiwania zewnętrznych środków finansowych:

1. poszukiwanie i pozyskiwanie zewnętrznych środków finansowych (w tym środków Unii Europejskiej) na realizację zadań inwestycyjnych, społecznych i kulturalnych Gminy,
2. planowanie i przygotowywanie niezbędnych dokumentów dla pozyskania oraz prawidłowego wykorzystania zewnętrznych środków finansowych,
3. koordynowanie, monitorowanie i rozliczanie projektów dofinansowanych z zewnętrznych środków finansowych,
4. koordynowanie i monitorowanie działań związanych ze zgłoszonymi do dofinansowania projektami z zewnętrznych środków finansowych,
5. udzielanie wyjaśnień na potrzeby kontroli dotyczącej realizacji projektów współfinansowanych z zewnętrznych środków finansowych,
6. współdziałanie z miastami partnerskimi w zakresie realizacji wspólnych projektów współfinansowanych z zewnętrznych środków finansowych,
7. informowanie mieszkańców Gminy o możliwościach skorzystania ze środków zewnętrznych,
8. konsultacja dokumentacji i wniosków aplikacyjnych, przygotowanych przez gminne jednostki organizacyjne, w celu uzyskania zewnętrznego wsparcia finansowego.

13)    w zakresie promocji:

1. kreowanie prawidłowego wizerunku Gminy, w szczególności poprzez wykorzystanie różnych mediów i narzędzi promocji,
2. opracowywanie i zlecanie opracowań materiałów promujących Gminę,
3. inicjowanie, koordynowanie i nadzór nad działaniami promocyjnymi Gminy,
4. opracowywanie oraz koordynowanie działań z zakresu komunikacji społecznej i informacyjnej,
5. koordynowanie współpracy Gminy z innymi jednostkami samorządowymi oraz z partnerami zagranicznymi.

14)    w zakresie oświaty:

1. prowadzenie spraw związanych z pełnieniem przez Gminę funkcji organu prowadzącego publiczne przedszkola i szkoły,
2. inicjowanie tworzenia, przekształcania i likwidacji gminnych jednostek oświatowych,
3. sprawowanie nadzoru nad działalnością przedszkoli i szkół,
4. koordynowanie zadań związanych z bieżącym utrzymaniem technicznym publicznych przedszkoli i szkół,
5. zapewnienie bezpłatnego transportu dzieci do i ze szkoły,
6. prowadzenie zadań związanych z systemem informacji oświatowej.

15)    w zakresie kultury:

1. nadzór nad realizacją polityki kulturalnej Gminy,
2. prowadzenie spraw związanych z organizacją imprez kulturalnych z udziałem Gminy,
3. prowadzenie spraw związanych z imprezami masowymi o charakterze artystycznym, rozrywkowym i sportowym,
4. nadzór nad funkcjonowaniem i organizacja pracy gminnych świetlic wiejskich,
5. koordynowanie wszelkich wydarzeń organizowanych w gminnych świetlicach wiejskich,
6. prowadzenie spraw z zakresu wynajmu i dzierżawy gminnych świetlic wiejskich,
7. nadzór nad biblioteką gminną,
8. współpraca i koordynowane zadań sołectw i gminnych jednostek organizacyjnych,
9. koordynowanie współpracy Gminy z organizacjami pozarządowymi i społecznymi.

16)    w zakresie turystyki, rekreacji i sportu:

1. prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań Gminy w zakresie turystyki, rekreacji i sportu,
2. inicjowanie i kreowanie w Gminie działań społecznych i gospodarczych na rzecz rozwoju turystyki, rekreacji i sportu,
3. tworzenie warunków dla rozwoju turystyki, rekreacji i sportu wśród mieszkańców Gminy,
4. podejmowanie działań promujących sport oraz organizacja i współudział w organizowaniu imprez sportowych z udziałem Gminy,
5. prowadzenie spraw związanych z masowymi imprezami sportowymi,
6. nadzór nad działalnością klubów sportowych,
7. wspieranie upowszechniania kultury fizycznej wśród osób niepełnosprawnych oraz inicjowanie działań mających na celu przystosowanie obiektów sportowych dla tychże osób,
8. nadzór nad technicznym utrzymaniem placówek sportowych i terenów rekreacyjnych, w tym placów zabaw.

17)    w zakresie zdrowia:

1. realizacja polityki prozdrowotnej Gminy, ochrona zdrowia, przeciwdziałanie patologiom społecznym oraz kreowanie działań na rzecz osób niepełnosprawnych,
2. organizowanie programów i badań profilaktycznych dla mieszkańców Gminy.

18)    w zakresie wsparcia sołectw i koordynacji zadań realizowanych z funduszu sołeckiego:

1. informowanie o wysokości funduszu sołeckiego poszczególnych sołtysów, 
2. sporządzanie zestawień z wniosków z zebrań wiejskich dotyczących realizacji funduszu,
3. nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem funduszy sołeckich,
4. składanie wniosków o zwrot części wydatków funduszu sołeckiego z budżetu państwa,
5. współorganizowanie i koordynacja zebrań sołeckich.

19)    w zakresie prowadzenia spraw związanych ze współpracą z organizacjami pozarządowymi:

1. przygotowywanie projektów programów współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz z podmiotami pożytku publicznego,
2. przeprowadzanie konkursów ofert na realizację zadań publicznych,
3. analiza składanych przez organizacje pozarządowe sprawozdań z realizacji zadań publicznych,
4. prowadzenie i aktualizacja bazy danych o organizacjach pozarządowych działających na Gminy,
5. przygotowywanie projektu sprawozdania z realizacji programów współpracy.

20)    w zakresie ochrony zabytków:

1. wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami,
2. prowadzenie rejestru kart adresowych zabytków wpisanych do Gminnej Ewidencji Zabytków,
3. aktualizacja Gminnego Programu Opieki Nad Zabytkami i realizacja założeń z niego wynikających.

21)    w zakresie zadań Gminy dotyczących ochrony przeciwpożarowej:

1. wykonywanie zadań Gminy w zakresie ochrony przeciwpożarowej,
2. nadzór nad działalnością gminnych jednostek ochotniczych straży pożarnych,
3. określanie potrzeb finansowych gminnych jednostek ochotniczych straży pożarnych,
4. współdziałanie z komendantem powiatowym straży pożarnej.

22)    w zakresie zapewnienia sprawności eksploatacyjnej Urzędu:

1. koordynacja bieżących napraw,
2. utrzymanie czystości pomieszczeń.